Guida ai Flussi di Lavoro Automatizzati

 

La funzione Flussi di Lavoro Automatizzati permette di automatizzare una serie di elaborazioni eseguite in sequenza, in base alle impostazioni predefinite dell’azienda o selezionate al momento dell’esecuzione. Queste elaborazioni possono produrre file PDF, Excel, telematici, o eseguire calcoli, come l’aggiornamento mensile del cedolino.

Al termine dell’elaborazione, se l’automatismo prevede la generazione di un file, questo verrà creato in formato compresso (.zip) e conterrà i risultati delle singole operazioni. Il file (denominato Fascicolo) potrà essere scaricato dallo Studio o inviato direttamente all’azienda e/o al consulente all’indirizzo email indicato in Anagrafica.

1 – Creazione Flusso di Lavoro

Il primo passo da compiere è creare il flusso di lavoro automatizzato, che potrà essere associato a un’azienda o eseguito successivamente, specificando le elaborazioni da effettuare. Questa operazione va eseguita una volta per ogni tipologia di flusso che si desidera creare.

1. Accedi al menu principale e seleziona Crea Flussi di Lavoro Automatizzati (qui sarà possibile creare nuovi flussi di lavoro o modificare quelli precedentemente creati).
2. Fai clic su Nuovo Flusso di Lavoro Automatizzato.

3. Inserisci una descrizione per il Flusso di Lavoro.
4. Aggiungi i passaggi per ogni elaborazione facendo clic su Nuovo Passo elaborazione utente.

4. Seleziona le elaborazioni desiderate dall’elenco. Ricorda che le elaborazioni verranno eseguite nell’ordine in cui sono inserite. Ad esempio, se vuoi elaborare prima i cedolini e poi il prospetto costi, assicurati di impostare correttamente la sequenza. In caso contrario, il prospetto costi verrà elaborato (a vuoto) prima che i cedolini siano disponibili. Puoi modificare questo ordine successivamente utilizzando le frecce di spostamento .
5. Ad ogni aggiunta, si aprirà la pagina dei parametri specifici per quell’elaborazione. Se ad esempio aggiungi un’elaborazione come la “Generazione PDF dell’F24”, puoi specificare se deve essere provvisoria o definitiva. Imposta i parametri desiderati e fai clic su Salva per memorizzarli.

Nota: nella sezione “Modalità Operative Flussi di Lavoro Automatizzati” dell’azienda, puoi associare uno o più automatismi che verranno eseguiti automaticamente durante l’elaborazione dei flussi di lavoro.

2 – Esecuzione Flusso di Lavoro

Dopo aver creato i vari flussi di lavoro, puoi selezionarne uno specifico o eseguire quelli già associati alle varie aziende (campo “Esegui fascicoli come da impostazione aziendale“).

Puoi anche fare una doppia selezione: scegliere un flusso di lavoro specifico e indicare di eseguire anche quelli impostati a livello aziendale. In questo caso, le elaborazioni associate alle aziende verranno eseguite; per le aziende non associate a nessun flusso di lavoro, verrà eseguito quello selezionato.

Attivando il campo “Invia link per download all’azienda“, il fascicolo elaborato verrà automaticamente inviato all’azienda tramite l’indirizzo email inserito nei contatti dell’Anagrafica.

Inoltre con il campo “Invia una copia anche a” puoi inviare il fascicolo anche ad un ulteriore indirizzo mail.

E’ possibile anche avere una notifica per mail del completamento dell’operazione, nel caso di elaborazioni molto lunghe, con “Invia notifica completamento al consulente“.

Esecuzione manuale:

1. Vai al menu principale e seleziona Esegui Flussi di Lavoro Automatizzati.
2. Selezione le impostazioni desiderate.
3. Seleziona il flusso desiderato e avvia l’esecuzione.
4. Puoi anche scegliere di eseguire quei flussi già associati alle aziende o una combinazione di flussi di lavoro in elenco.

Nota: l’elaborazione avviene in background, il che significa che non ci sarà una barra di avanzamento visibile. Puoi continuare a lavorare su altre pagine o attendere la fine dell’elaborazione. Alla termine, verrà visualizzato un messaggio con un riepilogo dei risultati.

3 – Monitoraggio dell’elaborazione

Mentre l’elaborazione è in corso, puoi monitorarne l’avanzamento facendo clic sull’icona dedicata in alto .

 

Al termine dell’elaborazione, verrà visualizzato un box di riepilogo con eventuali problemi riscontrati.

• Verde: l’operazione è terminata correttamente.
• Giallo: sono state riscontrate segnalazioni non bloccanti.
• Rosso: sono stati rilevati errori bloccanti che richiedono attenzione.

Per visualizzare i dettagli delle segnalazioni, fai clic sull’icona corrispondente in alto a destra .

 

4 – Gestione degli Output

Al termine di ogni flusso di lavoro che produce un file, come un PDF o un file telematico, verrà generato un fascicolo sotto forma di file .zip contenente i documenti generati. Questo file potrà essere scaricato direttamente o inviato all’indirizzo email dell’azienda cliente.

La mail ricevuta sarà simile a questa:

Facendo clic sul link evidenziato verrà scaricato il fascicolo

 

Dopo aver salvato il file compresso puoi aprirlo per vedere i documenti presenti salvati nelle relative cartelle:

E’ anche possibile riscaricare Fascicoli creati in precedenza andando sull’Archivio Fascicoli, presente sia a menu che sul Cruscotto.

 

Puoi fare clic sull’icona del fascicolo per fare il download del singolo fascicolo, oppure spuntare quelli desiderati e premere il pulsante Scarica Fascicoli Selezionati. Inoltre puoi fare clic sulla descrizione del fascicolo per aprire una finestra contenente varie informazioni, come le eventuali segnalazioni scaturite dall’elaborazione.

 

NOTA IMPORTANTE: i fascicoli resteranno disponibili per il download per 15 giorni dopo la loro creazione, dopodiché non sarà più possibile scaricarli dal server cloud.